タスク細分化の落とし穴【主婦が手帳でタスク管理】

手帳暮らしのこと
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こんにちは、えみです。

やりたいことリストや手帳に「やりたいこと」がたくさん書いてあるのに、なかなか手が付けられないで書きっぱなしになっているということはありませんか?

そんな時、タスクを消化する一つの方法として「タスクの細分化」があります。

ただし、タスクがなかなか片付かないからと言ってただかたっぱしから細分化してしまうと、反対にゴールが遠のいてしまうことになりかねないのです。

今回は私(専業主婦・2人の子どもと猫1匹・ほぼワンオペ)目線の、タスクの細分化について思うことをお話しします。

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細分化とは

「やりたいこと」や「やらなくちゃいけないこと」を、手順ごとに細かく分けることを「細分化」と言います。

例えば「書類を役所に郵送で提出する」というタスク。

これを細分化すると

  • 書類を書くのに必要な情報を集める(銀行口座の番号や免許証のコピーなど)
  • 書類に記入する
  • 切手と封筒を用意する
  • 宛名を書く
  • ポストに投函する

といった具合です。

「書くのめんどくさいな〜」と放置してあったりしても、こうして簡単なタスクに分けることにより取っ掛かりやすくなる、というものです。

「今日は時間がないけど、免許証のコピーを取るくらいなら買い物行くついでにやっちゃおう」というように、スキマ時間を使って少しずつタスク完了に近づくことができます。

ひとつのタスクが5〜10分前後くらいで終わるような小さなものにすることで、「大きなひとつのめんどくさいこと」も「小さくて取り組みやすいタスクの集まり」になります。

細分化の落とし穴とは

細分化するべきではないタスク

もうひとつ例をあげます。

「クローゼットの大掃除」という項目。

これを細分化すると

  • クローゼットの中身を全部出す
  • いるものといらないものに分ける
  • いるものをしまう
  • いらないものを「燃えるゴミ」「燃えないゴミ」「リサイクルショップに持っていくもの」に分別する
  • いらないものをゴミの日に出す
  • リサイクルショップに持っていく

というような工程に分けられますが、実際にこの細分化されたタスクを実行するのに、1日1個ずつ、初日は「クローゼットの中身を全部出す」だけやって続きはまた明日…とはなかなかならないのではないでしょうか。

クローゼットに入っていた大量の服やバッグ、小物などが山積みで寝る場所がない!なんてことになってしまうかもしれません。

この「クローゼットの大掃除」というタスクの場合、少なくともゴミ出しやリサイクルショップに行く以外のところは一気にやってしまうのが現実的です。

このように、タスクの内容によっては、結局一気にやるしかないので細分化しても意味がないものもあるのです。

細分化するとやることが増える

やることリストにやることが10個あったとします。

これを全て10個ずつに細分化したとすると、やることリストに100個のやることが書かれた状態になってしまいます。

やることが100個もズラッと並んでいたらどうでしょうか。

リストを見ただけで気が重くなってしまいますよね。

視覚的にタスクの数が多くなると、やることがたくさんあるように感じてしまって、逆にどこから手を付けたらいいのかわからなくなってしまいます。

細かく分けて書いてあるだけで実際にやることは同じ、決してやることが増えたわけではないのですが、見た目的に増えたような気がしてしまうのです。

解決策

むやみに細分化しない

細分化する前に、そのタスクは本当に細分化するべきものかを検討しましょう。

私の基準は「丸1日集中してやれば終わることは細分化しない」です。

例えば、今回のお話の中で出てきた例「書類を役所に郵送で提出する」「クローゼットの大掃除」これれはどちらも細分化しません。

細分化した方がいいのは、例えば「夏休みに家族旅行に行く」とか「マイホームを建てる」など、長期的な計画が必要なものだけです。

大きなタスクはじっくり時間を取る

「細分化しない」ということは、大きなタスクに一気に取り掛かることになります。

「大きなタスクは1日1個だけ」「毎週◯曜日は大物タスクに取り組む日」などと決めて、詰め込みすぎないようにしましょう。

キリのいいところで持ち越す勇気を持つ

例えば先ほどの「クローゼットの大掃除」の場合。

細分化せずに一気に終わらせようと思って取り組んだものの、いるものをしまうところまで終わったけれどいらないものは手付かずで時間がなくなってしまったとします。

その場合無理に終わらせようとせず、その日はそこまでで終了として、次の日(または後日時間が取れる日)のやることリストに「クローゼットの大掃除の続き」と必ず書いておいてください。

「だったら初めから細分化して、その日にできる小タスクだけやるのと同じこと」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、細分化する手間と時間が浮くので、私は「細分化はしないで、途中までしかできなければ持ち越す」方がシンプルでいいかなと思っています。

まとめ

タスク管理についての本や雑誌を見ているとよく見かける「細分化」という手法。

でも気をつけないと結局タスクが片付かないままになってしまったり、逆に手間を増やすことになってしまいます。

ただ闇雲に細分化するのではなく、本当に細分化するべきなのか検討しましょう。

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